Dostosowanie procesów biznesowych do KSeF

Wprowadzenie KSeF oznacza dla przedsiębiorstw konieczność gruntownej przebudowy wielu procedur związanych z obiegiem dokumentów. Zmienia się nie tylko sposób otrzymywania faktur, ale również model operacyjny, odpowiedzialności pracowników, a nawet harmonogram wykonywania wielu cyklicznych zadań. Na bazie naszych rozmów i prac u Klientów jesteśmy w stanie wskazać kilka kluczowych obszarów, na które należy zwrócić szczególną uwagę.

Problemy związane z brakiem fizycznej faktury

Gdy przepisy dotyczące KSeF zaczną obowiązywać nabywcy nie będą otrzymywali faktury papierowej ani nie będzie ona przesyłana pocztą elektroniczną. W związku z tym konieczne jest opracowanie procedur rozliczania się pracowników z udzielonych zaliczek na wydatki czy zakupów opłaconych z kasy spółki.

Trzeba przy tym wziąć pod uwagę, że w praktyce KSeF może nie pracować w czasie rzeczywistym. Sprzedawca nie ma obowiązku niezwłocznego wystawienia faktury w systemie. Co do zasady ustawowy termin na wystawienie faktury upływa 15. dnia następnego miesiąca. Oprócz tego będą obowiązywać techniczne ograniczenia. Przewidziane są dwa tryby przyjmowania dokumentów przez KSeF – sesja interaktywna, w której można przesłać do 180 faktur na godzinę, i sesja wsadowa do obsługi do 10 tys. faktur w sesji. Dla dużych podatników sesja interaktywna może być niewystarczająca, a na dziś nie wiadomo co jaki czas podatnicy będą wysyłać dokumenty na serwery i jak szybko w rzeczywistości faktury będą przetwarzane przez system, szczególnie w dniach/godzinach szczytu.

W związku z tym procedury muszą uwzględniać konieczność zastąpienia faktury, której osoba dokonująca wydatku zwyczajnie nie otrzyma od sprzedawcy i dodatkowo nie będzie jeszcze przez jakiś czas dostępna na serwerach obsługujących KSeF. Często osoba rozliczająca transakcje gotówkowe nie będzie nawet miała możliwości ściągnięcia dokumentu z KSeF z uwagi na brak nadania uprawnień.

W tym zakresie sugerujemy uwzględnienie w Państwa procedurach tworzenie dokumentów wewnętrznych pozwalających na późniejsze zidentyfikowanie właściwej faktury związanej z wydatkiem. Pomocne mogą być formularze przygotowywane przez pracowników dokonujących gotówkowych zakupów, np. formularz zakupu, opis zdarzenia gospodarczego.

Struktura faktury w KSeF FA(3) zawiera w sobie możliwość opcjonalnego nadania dodatkowego identyfikatora nabywcy, który my nazywamy „rozszerzeniem NIP”. Przy podawaniu danych do faktury, oprócz NIP, będzie możliwe podanie sprzedawcy tego dodatkowego identyfikatora wewnętrzny nabywcy (np. akronim, skrót identyfikujący pracownika, dział, projekt czy miejsce powstawania kosztu). Ten dodatkowy identyfikator znajdzie się w fakturze i po ściągnięciu z KSeF będzie możliwa łatwiejsza identyfikacja. Niestety dopiero praktyka pokaże, czy sprzedawcy będą umożliwiać podanie tego opcjonalnego identyfikatora. Wymaga to bowiem uwzględnienia w programie fakturującym i odpowiedniego przeszkolenia pracowników.

Większe organizacje bazują na systemowym podejściu do obiegu dokumentów wewnątrz organizacji, zatwierdzania płatności, opisu zasadności wydatku i jego związku z konkretnym obszarem działalności lub w ogóle z działalnością, w tym eliminacja faktur pomyłkowych i oszukańczych. Realizowane jest to bardzo często w systemach DMS (Document Management System). Ta procedura będzie musiała zostać zmodyfikowana o uwzględnienie nowego źródła pochodzenia dokumentu. Trzeba będzie zadbać o nadanie odpowiednich uprawnień pracownikowi inicjującemu proces albo zwyczajne zautomatyzować proces pobierania dokumentów. Obserwujemy, że w systemach będących częścią systemów ERP taka wizualizacja faktury będzie umożliwiać powiązanie właściwych informacji.

Niektóre podmioty już sygnalizują, że oprócz faktur w KSeF będą przesyłać klientom dotychczasowymi kanałami informacje o wystawieniu faktury albo wręcz „wizualizację” faktury. Takie sygnały przychodzą głownie ze strony dużych podmiotów rozliczających się z klientami przelewami (energetyka, sieci komórkowe, duże hurtownie). Przytaczanym argumentem jest obawa o terminowość uzyskiwania zapłaty za dostawy i usługi. Trzeba zwrócić uwagę, by płatność za usługi opierała się o faktury pobrane z KSeF, a nie o dodatkowe powiadomienia. Tak by nie dochodziło do podwójnych zapłat. Należy pamiętać także, że wizualizacja może zawierać dane różniące się od tych zawartych na fakturze ustrukturyzowanej, dlatego zawsze trzeba je zweryfikować. W razie rozbieżności należy pamiętać, że wiążące są dane z faktury znajdujące się w KSeF.

Z drugiej strony opóźnienia w płatnościach mogą być podyktowane nieprzygotowaniem na odbiór faktur z KSeF przez Państwa nabywców. Brak dostępu do systemu czy nieumiejętność obsługi mogą być często stosowaną argumentacją. W celu zagwarantowania bieżącej płynności sugerujemy wzmocnienie działań informacyjnych, prewindykacyjnych i windykacyjnych.

Procedury związane z odroczonymi płatnościami

Współpraca dystrybucyjna, sprzedaż hurtowa, franczyzowa lub stałe świadczenie usług opiera się bardzo często o ramowe umowy o współpracy. Umowy te definiują zwykle sposób dokumentowania dostaw, potwierdzanie wyświadczonych usług, a także terminy i sposoby regulowania zobowiązań finansowych. Warunki współpracy wymagają zweryfikowania w związku z koniecznością wdrożenia nowego modelu fakturowania.

Aktualny model stałej współpracy partnerów handlowych często opiera się o każdorazowe wystawienie faktury za dokonaną dostawę lub wyświadczoną usługę. Faktura taka pełni jednocześnie funkcję pokwitowania odbioru towaru przez nabywcę/potwierdzenie wykonania usługi, a także wezwania do uregulowania wynikającego z niej zobowiązania. W związku z pełną informatyzacją fakturowania to rozwiązanie nie będzie już możliwe do stosowania.

Sugerujemy przygotowanie innego dokumentu, który będzie pełnił funkcję pokwitowania należytego wykonania przez Państwa zobowiązania.

Dostosowana do nowych warunków procedura powinna znaleźć odzwierciedlenie w treści aneksowanej umowy z kontrahentami. Oprócz tego umowa powinna, jeżeli dotychczas tego nie obejmowała, szczegółowo określać warunki cenowe współpracy, powiadamianie o zmianach stosowanych cen. Celem jest prawne zabezpieczenie potencjalnych roszczeń w stosunku do nierzetelnych kontrahentów.

Faktury oszukańcze i próby wyłudzenia

Dość kosztownym problemem w nowej rzeczywistości mogą okazać się faktury oszukańcze. Problem ten istniał także obecnie. Oszuści wysyłają do podmiotów faktury w celu wyłudzenia zapłaty, które nie wynikają z rzeczywistych transakcji. Dziś wymaga to jednak przygotowań, zdobycia adresów email do odpowiednich osób lub wysyłki faktur tradycyjną pocztą. W KSeF takie oszustwo będzie łatwiejsze. Powołanie nowej lub zakup już działającej spółki nie jest trudne. W KSeF wygenerowanie nawet dziesiątek tysięcy scamowych faktur nie będzie żadnym problemem.

Państwa procedury związane z płatnościami za faktury muszą zostać uszczelnione, by nie spowodować strat finansowych.

KSeF ma umożliwiać zgłaszanie administracji skarbowej faktur, w stosunku do których zachodzi podejrzenie oszustwa.

Praca w czasie rzeczywistym

Należy wziąć pod uwagę, że KSeF nie będzie umożliwiał wystawiania faktur z datą określoną przez sprzedawcę. Datą wystawienia faktury będzie data przyjęcia jej przez KSeF (z małymi wyjątkami w wypadku awarii lub „planowej” awarii w ramach trybu offline24). Ta zmiana wymusza zmianę organizacji pracy. Podejście wszystkich pracujących na ostatnią chwilę także będzie musiało ulec zmianie.

Każde naruszenie przepisów dotyczących terminu wystawiania faktur będzie wiadome organom podatkowym. Co do zasady fakturę wystawia się nie wcześniej niż 60. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi ale nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Terminy wystawienia faktur nie ulegną zmianie.

Należy zwrócić uwagę, że dotychczasowa praktyka wystawiania faktur cyklicznych z datą ostatniego dnia miesiąca którego dotyczą może nie być już możliwa. Wskazać przy tym należy, że co do zasady u nabywcy prawo odliczenia podatku z faktury powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy ale nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli sprzedawca w KSeF wystawi fakturę w kolejnym miesiącu, to odliczenie podatku będzie możliwe dopiero w miesiącu jej wystawienia.

Poprawianie, korygowanie i anulowanie faktur

W KSeF nie będzie możliwe anulowanie faktury czy jej „poprawienie”. Dotychczas słowne ustalenia z nabywcą często obejmowały wniesienie poprawek do dokumentu już przesłanego, zastąpienie inną wersją czy wręcz ustalenie, że faktura „nigdy nie istniała”. To działania oczywiście praktyczne, ale sprzeczne z prawem.

Faktura ustrukturozowana po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym i nie można jej zmieniać. Jedyną możliwością zmodyfikowania faktury wadliwej będzie korekta, która również będzie wystawiona w KSeF. Zaletą tego rozwiązania jest brak konieczności dokumentowania poczynionych z nabywcą uzgodnień korekty. Faktura i korekta w KSeF będzie uznana za doręczoną nabywcy.

Z sytemu prawa zostaną uchylone przepisy dotyczące not korygujących, umożliwiających nabywcy, za akceptacją sprzedawcy, poprawienie części błędów na fakturach. W KSeF jedyną możliwością zmiany danych jest korekta wystawiona przez sprzedawcę.